Qualität in der Hausverwaltung
ist kein Zufall

Warum klare Standards, Transparenz und laufende Weiterentwicklung wichtiger denn je sind

Anforderungen an Hausverwaltungen haben sich in den letzten Jahren massiv verändert. Eigentümer*innen und Mieter*innen erwarten heute nicht nur eine korrekte kaufmännische Verwaltung, sondern vor allem Transparenz, schnelle Kommunikation, rechtliche Sicherheit und professionelles Krisenmanagement. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen laufend. Von Datenschutz über jene Bereiche, in denen Unternehmen nachhaltig, verantwortungsvoll und zukunftsorientiert handeln sollen, bis hin zu neuen und ständig ändernden technischen Prüf- und Dokumentationspflichten.

Qualität in der Arbeit der Verwaltung ist daher ein entscheidender Faktor. Sie zeigt sich in funktionierenden Prozessen, nachvollziehbaren Entscheidungen, einem transparenten Umgang mit Fremdgeldern, klar definierten Zuständigkeiten und einer professionellen Kommunikation nach innen und außen.

Die Güterrichtlinie GRL 07 Hausverwaltungen der ÖQA zur Erlangung des Austria Gütezeichens für Hausverwaltungen reagiert auf diese Entwicklung mit klaren Qualitätsanforderungen und organisatorischen Standards. Gleichzeitig kann sie Unternehmen als Orientierung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse dienen.

Qualität braucht nachvollziehbare Standards

Aus fachlicher Sicht ist dabei wesentlich, dass Qualitätsanforderungen nicht nur allgemein formuliert werden, sondern strukturiert und nachvollziehbar definiert sind. Nur dadurch können Prozesse intern überprüft, weiterentwickelt und langfristig stabil umgesetzt werden. Besonders relevant sind dabei:

• Transparente, nachvollziehbare Prozesse und Strukturen
• Klare Verantwortlichkeiten
• Dokumentierte Abläufe
• Laufende Weiterbildung und qualifiziertes Personal
• Strukturierte Kommunikation
• Laufende Revision und Weiterentwicklung

Die Güterichtlinie betrachtet dabei bewusst nicht nur einzelne Teilbereiche, sondern das Unternehmen als Ganzes.

Die überarbeitete Güterichtlinie

Aus meiner Sicht als Praktiker war bei der Überarbeitung der Richtlinie vor allem eines wichtig: bestehende Formalismen dort abzubauen, wo sie Unternehmen unnötig belasten, gleichzeitig aber klare und umsetzbare Strukturen zu stärken.
Gerade kleine und mittelständische Hausverwaltungen stehen heute vor der Herausforderung immer komplexere gesetzliche und organisatorische Anforderungen bewältigen zu müssen. Unsere Branche arbeitet täglich mit unterschiedlichsten Gesetzen, Normen, und Dokumentationspflichten. Qualität darf daher nicht bedeuten, zusätzliche Bürokratie zu schaffen, sondern muss Unternehmen dabei unterstützen, ihre Abläufe besser, nachvollziehbarer und effizienter zu gestalten.

In der Arbeit mit dem Fachausschuss und der Überarbeitung der Richtlinie war mir daher besonders wichtig, dass die neue Richtlinie praxisnah bleibt, und sich tatsächlich im Arbeitsalltag umsetzen lässt.
Digitalisierung spielt hierbei eine wesentliche Rolle. Sie hat in der Verwaltung einen großen Nutzen und ist die Basis vieler Entwicklungen:

• Nur durch strukturierte Prozesse entsteht Nachvollziehbarkeit
• Nur durch nachvollziehbare Abläufe entsteht Transparenz
• Nur durch Transparenz kann Kommunikation verbessert und Vertrauen geschaffen werden.
• Und erst durch Digitalisierung werden viele dieser Anforderungen im Alltag überhaupt effizient umsetzbar.

Folgende Punkte waren in der aktuellen Revision aus meiner Sicht besonders wichtig:

Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Die Anforderungen an Dokumentation, Prozesse und Kommunikation wurden weiter geschärft, mit bedacht, dass diese nicht zu überbordend wird.

Klare organisatorische Standards:
Verbesserungen an den Abläufen, und Prozessen wurden vorgenommen, damit diese noch klarer umgesetzt werden können.

Die Rolle des ÖVI

Der Österreichischer Verband der Immobilienwirtschaft begleitet die Weiterentwicklung der Güterichtlinie seit vielen Jahren aktiv und bringt insbesondere die Perspektive gewerblicher Hausverwaltungen ein. Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen müssen die Anforderungen im täglichen Betrieb praktikabel umsetzen können.

Diese Sichtweise brachte auch Mag. (FH) Markus Pusta, MA FRICS in den ÖQA-Gütezeichenfachausschuss ein. Als geschäftsführender Gesellschafter der Pusta & Partner Hausverwaltungs GmbH sowie Finanzvorstand des ÖVI verbindet er praktische Erfahrung aus der Immobilienverwaltung mit der Interessenvertretung der Branche. Im Rahmen der Überarbeitung der Güterichtlinie GRL 07 Hausverwaltungen war ihm besonders wichtig, dass die Anforderungen praxisnah, nachvollziehbar und im Arbeitsalltag umsetzbar bleiben.

Wie entsteht eine Güterichtlinie? 

Hier können Sie mehr über die Tätigkeit eines Gütezeichen-Fachausschusses nachlesen.

Weitere Informationen finden Sie unter www.austriaguetezeichen.at/guetezeichen/hausverwaltung/

Bei Interesse an einer Zertifizierung und der Güterichtlinie GRL 07 Hausverwaltungen richten Sie Ihre Anfrage bitte an office@oeqa.at